Logiciel de caisse pour opticien
Un opticien encaisse presque toujours en plusieurs fois. Une part revient à la mutuelle, une autre est versée à la commande, le reste au retrait des lunettes. Bianka suit ce reste à payer client par client, garde chaque règlement daté et réédite le justificatif détaillé le jour où la mutuelle le réclame, six mois plus tard.
Le métier avant le logiciel
L'optique ressemble peu au commerce de détail classique. Entre l'essayage et la remise des lunettes, il s'écoule une à trois semaines pendant lesquelles le dossier vit sans être clos. L'argent arrive en morceaux, à des dates différentes et de sources différentes : le client, sa mutuelle, parfois un tiers payant. La caisse doit donc répondre à une question qui n'existe presque pas ailleurs : combien ce client doit-il encore, et sur quel dossier. S'y ajoute la vie du magasin, avec plusieurs centaines de montures à suivre une par une et des demandes de justificatif qui tombent longtemps après la vente. Une caisse enregistreuse d'opticien qui clôt chaque ticket à la seconde où il est payé ne sait pas tenir ce fil.
Une journée dans votre magasin
Le matin, les dossiers en attente
Vous ouvrez la journée avec la liste des dossiers en cours plutôt qu'avec une grille de produits. Chacun porte le nom du client, la monture retenue, la date promise et ce qui a déjà été versé. Les verres arrivés dans la matinée se pointent sur le dossier concerné, et le client à rappeler se retrouve sans feuilleter un classeur. Un dossier bloqué chez le verrier se repère aussi vite qu'un dossier prêt à sortir.
L'après-midi, l'essayage et la prise de commande
Le client choisit une monture, vous montez le détail dans le panier avec les verres et les traitements. Le dossier reste ouvert à son nom : le premier versement s'encaisse immédiatement, la part attendue de la mutuelle est notée, et le solde figure comme dû. La monture, elle, quitte le stock disponible pour être réservée à ce dossier. Si le client préfère réfléchir jusqu'au lendemain, le chiffrage reste consultable tel quel.
Le retrait des lunettes et la clôture
Au retrait, vous reprenez le dossier, encaissez le solde et imprimez un justificatif détaillant chaque ligne, chaque taux de TVA et chaque règlement avec sa date. La clôture Z du soir sépare les encaissements du jour des ventes conclues, ce qui évite de compter deux fois une paire commandée en mars et payée en avril. Un dossier réglé en deux fois se relit ligne par ligne, versement par versement, longtemps après.
Ce que Bianka change dans votre magasin
Le reste à payer suivi par client
Chaque dossier affiche en permanence le montant total, ce qui a déjà été encaissé, par qui et quand, et ce qui reste dû. Un versement peut venir du client ou correspondre à la part remboursée par la mutuelle. Le compte client regroupe tous ses dossiers, donc une famille suivie sur plusieurs paires se lit sur un seul écran.
Les règlements échelonnés
L'acompte de la commande s'encaisse comme une vente à part entière, avec son ticket et son entrée au journal, puis se déduit du solde au moment du retrait quel que soit le délai écoulé. Plusieurs moyens de paiement se combinent sur le même solde, et le montant restant reste affiché jusqu'à ce qu'il tombe à zéro.
Les montures suivies à l'unité
Chaque monture est une référence avec son code-barres, son coloris et son stock. La douchette la retrouve en un passage parmi plusieurs centaines de modèles, sans liste à faire défiler. Une monture réservée à un dossier sort des articles proposables, ce qui évite de vendre deux fois le dernier exemplaire d'une collection.
Le justificatif rééditable des mois plus tard
L'historique conserve chaque vente et chaque versement avec son détail. Un client qui a perdu sa facture, ou une mutuelle qui en réclame une neuf mois après, obtient la même pièce réimprimée à l'identique depuis la vente d'origine, avec les lignes, les taux et les règlements datés. Rien à reconstituer de mémoire.
Le matériel dont vous avez besoin
Un magasin d'optique fonctionne avec un poste au comptoir et souvent un second à l'atelier. Bianka tourne sur iPad, tablette Android, PC et Mac dans le navigateur, et plusieurs terminaux partagent le même catalogue et les mêmes dossiers. La douchette code-barres sert tous les jours pour les montures et les étuis. L'imprimante ticket se relie en Bluetooth ou en réseau pour sortir un justificatif lisible, et le terminal de paiement se couple à la caisse, ce qui compte quand le solde final tombe sur un montant inhabituel. Voir les plateformes supportées.
Une caisse aux normes fiscales 2026
Chez un opticien, l'obligation de l'article 286-I-3° bis du CGI porte sur des ventes qui s'étalent dans le temps. Un acompte est un encaissement : il doit être enregistré de façon inaltérable le jour où il est perçu, et non reconstitué à la remise des lunettes. Bianka journalise chaque versement avec sa date, conserve les annulations avec leur motif et leur auteur, et archive les clôtures. La caisse certifiée répond aux normes fiscales 2026, et l'attestation de l'éditeur vous est remise pour la présenter en cas de contrôle. Lire l'attestation de conformité.
Combien coûte la caisse pour votre magasin
La formule Essentiel à 39 € par mois couvre l'encaissement, le catalogue de montures, les acomptes et les clôtures fiscales. La formule Pro à 69 € ajoute ce dont un magasin d'optique a besoin sur la durée : comptes clients avec l'historique complet des dossiers, suivi fin du stock et rapports par période. Les modules complémentaires s'ajoutent à la carte. Sans engagement, sur le matériel du magasin. Composer votre caisse.
Questions fréquentes
Comment gérer un paiement en plusieurs fois avec la mutuelle ?
Le dossier reste ouvert au nom du client. L'acompte s'encaisse à la commande, la part attendue de la mutuelle est notée, et le solde s'encaisse au retrait. Le reste à payer est affiché en permanence, quelle que soit la durée qui sépare les versements.
Peut-on retrouver le reste à payer d'un client ?
Oui. Le compte client regroupe ses dossiers avec le total, les versements déjà reçus et leur date, et le montant encore dû. Une famille qui suit deux ou trois paires en même temps se lit sur un seul écran, sans additionner des tickets à la main.
Les montures sont-elles suivies à l'unité ?
Chaque monture porte son code-barres, son coloris et son stock. La douchette la retrouve en un passage parmi plusieurs centaines de références, et un modèle réservé à un dossier sort des articles proposables pour ne pas partir deux fois.
Comment rééditer un justificatif pour la mutuelle des mois plus tard ?
La vente et chacun de ses versements restent dans l'historique. Le justificatif se réimprime à l'identique depuis la vente d'origine, avec le détail des lignes, les taux de TVA et la date de chaque règlement, même si le dossier a été soldé il y a un an.
Une caisse enregistreuse suffit-elle dans un magasin d'optique ?
Rarement. Une caisse enregistreuse clôt le ticket au moment du paiement, alors qu'un dossier d'optique reste ouvert plusieurs semaines et se règle en deux ou trois fois. Bianka encaisse aussi vite au comptoir, mais garde le fil du dossier jusqu'au dernier euro versé.
Existe-t-il un logiciel de caisse gratuit pour opticien ?
Les versions gratuites gèrent l'encaissement immédiat et s'arrêtent le plus souvent avant les acomptes, le reste à payer et la réédition de justificatifs anciens. Elles ne fournissent pas non plus l'attestation de conformité, obligatoire en cas de contrôle. Bianka reste à 39 € par mois sans engagement, avec l'attestation remise dès l'abonnement.