Logiciel de caisse pour institut de beauté
Un institut vend rarement une séance sèche. Le forfait de six épilations est réglé en janvier et consommé jusqu'en juin, la cliente repart avec une crème, sa voisine offre un bon cadeau. Bianka encaisse les trois, décompte les séances au fil des rendez-vous et garde l'historique de chaque cliente.
Le métier avant le logiciel
La particularité d'un institut de beauté est l'écart entre le moment où l'argent rentre et le moment où la prestation est rendue. Un forfait payé d'avance devient une dette de séances, qu'il faut suivre cabine par cabine et cliente par cliente : combien de séances restent, qui les a réalisées, ce qu'il se passe si la cliente arrête en cours de route. À côté, la revente de cosmétique fonctionne comme un vrai rayon, avec ses références, ses marques et son stock. Et la personne qui réalise le soin n'est presque jamais celle qui tient la caisse toute la journée. Un logiciel de caisse et de gestion pour institut de beauté doit tenir ces trois fils en même temps, y compris quand l'enseigne compte plusieurs adresses.
Une journée dans votre institut
Le matin, les cabines et les comptes clientes
Avant la première cliente, chaque praticienne ouvre sa session avec son code PIN. La fiche de la cliente de neuf heures indique qu'il lui reste deux séances sur son forfait visage et qu'elle a acheté un sérum le mois dernier. La séance du jour se décompte du forfait en un appui, sans nouvel encaissement ni note manuscrite dans un agenda papier.
L'après-midi, la vente en sortie de cabine
La cliente sort de cabine et prend le produit qu'on lui a fait essayer. Il se scanne au code-barres, se pose à côté de la prestation avec son propre taux de TVA, et le stock du meuble d'exposition baisse. Si elle repart avec un bon cadeau pour sa mère, la carte est émise et son solde est suivi jusqu'à son utilisation.
Le soir, la recette et les séances restantes
La clôture Z fige la journée avec le détail par taux de TVA et par moyen de paiement. Les forfaits vendus apparaissent comme encaissés, les séances consommées comme livrées : les deux ne se confondent pas. Le rapport par praticienne montre qui a réalisé quoi, en soin comme en revente, sur la journée ou sur le mois.
Ce que Bianka change dans votre institut
Les forfaits payés une fois, décomptés ensuite
Un forfait de plusieurs séances s'encaisse en une opération et se rattache au compte de la cliente. Chaque passage en décompte une, avec sa date et sa praticienne. Le solde de séances restantes est visible sur la fiche, ce qui évite les discussions au comptoir et permet de savoir à tout moment ce que l'institut doit encore en prestations.
Le chiffre par praticienne
Chaque soin encaissé porte le nom de la personne identifiée par son code PIN. Les rapports donnent son chiffre en cabine, sa part de revente cosmétique et les remises qu'elle a accordées. Les droits par rôle limitent ensuite ce que chacune peut faire : encaisser oui, annuler une vente ou clôturer la caisse seulement si vous l'autorisez.
La revente cosmétique et les cartes cadeau
Les crèmes, huiles et sérums se gèrent au code-barres avec leur stock, à côté des prestations qui n'en ont pas. Le module carte cadeau couvre l'émission, le suivi du solde et l'utilisation comme moyen de paiement, avec chaque étape conservée au journal. Une carte offerte en décembre et utilisée en mars reste traçable de bout en bout.
Les instituts en réseau et les franchises
Une enseigne à plusieurs adresses garde une caisse et des clôtures par institut, plus une lecture consolidée : chiffre par site, par famille de soins et par période. Un logiciel de caisse pour franchise d'institut de beauté doit aussi cloisonner les accès, et les droits par rôle définissent ce que voit une responsable de site face au siège.
Le matériel dont vous avez besoin
L'accueil d'un institut n'a pas la place d'un comptoir de magasin. Bianka fonctionne sur iPad, tablette Android, PC ou Mac dans le navigateur, donc une tablette posée sur la banque suffit. L'imprimante ticket se relie en Bluetooth ou en réseau, la douchette code-barres sert au rayon cosmétique et aux cartes cadeau, et le terminal de paiement se couple pour éviter de retaper le montant devant la cliente. Le mode hors ligne maintient l'encaissement si la connexion tombe pendant un soin. Voir les plateformes supportées.
Une caisse aux normes fiscales 2026
Un institut encaisse une partie de son chiffre avant d'avoir rendu la prestation : les forfaits payés d'avance et les cartes cadeau créent un décalage que l'administration examine de près. Une caisse certifiée pour institut de beauté doit donc enregistrer de façon inaltérable, au sens de l'article 286-I-3° bis du CGI, la vente du forfait et chaque séance décomptée, avec sa date et son auteur. Bianka conserve ces mouvements, les annulations et leurs motifs, archive les clôtures selon les normes fiscales 2026 et remet l'attestation de l'éditeur à chaque établissement, siège ou franchisé. Lire l'attestation de conformité.
Combien coûte la caisse pour votre institut
La formule Essentiel à 39 € par mois couvre l'encaissement des soins et de la cosmétique, le catalogue, les comptes praticiennes et les clôtures fiscales. La formule Pro à 69 € ouvre les comptes clientes avec forfaits décomptés, les rapports par praticienne et par période et le stock détaillé du rayon. Les cartes cadeau et le multi-établissement s'ajoutent à la carte. Sans engagement, y compris sur un institut à forte saison. Composer votre caisse.
Questions fréquentes
Comment vendre un forfait de séances et le décompter ensuite ?
Le forfait s'encaisse en une fois et se rattache au compte de la cliente. Chaque passage décompte une séance avec sa date et la praticienne qui l'a réalisée, et le solde restant reste affiché sur la fiche cliente.
Peut-on suivre le chiffre de chaque praticienne ?
Oui. Chaque personne encaisse sous son code PIN, et les rapports séparent son chiffre en cabine de sa part de revente cosmétique, sur la période que vous choisissez. Les remises accordées apparaissent avec leur auteur.
La revente de cosmétique est-elle gérée comme un vrai rayon ?
Oui. Les produits ont leur code-barres, leur prix, leur taux de TVA et leur stock, là où les soins n'en ont pas. Une même vente peut donc mêler un soin du visage et deux crèmes sans traitement particulier.
Bianka convient-il à une enseigne ou à une franchise d'instituts ?
Oui. Chaque institut clôture sa journée et le multi-établissement donne la vue consolidée du réseau, site par site et famille de soins par famille de soins. Les droits par rôle déterminent ce que consulte une responsable face au siège.
Faut-il garder une caisse enregistreuse à l'accueil ?
Non. Bianka assure ce que fait une caisse enregistreuse d'institut, sur une tablette existante, en y ajoutant les forfaits décomptés, l'historique cliente et le suivi par praticienne. Aucun terminal propriétaire ni contrat de maintenance sur la machine.
Peut-on se contenter d'un logiciel de caisse beauté gratuit ?
Les versions gratuites couvrent l'encaissement simple, mais rarement les forfaits décomptés, les cartes cadeau et l'attestation de conformité obligatoire en cas de contrôle. Bianka démarre à 39 € par mois sans engagement, avec l'attestation fournie.