Changer de logiciel de caisse sans perdre une journée
Mis à jour le 14 septembre 2026
Changer de caisse fait peur pour une bonne raison : on imagine une journée de boutique sacrifiée. En pratique, une bascule préparée tient en une soirée de préparation et une ouverture normale le lendemain. Voici la méthode, dans l’ordre, avec les points où les commerçants perdent du temps quand ils improvisent.
Choisir la date, c’est déjà la moitié du travail
Ne basculez pas un vendredi, ni la veille d’un week-end chargé, ni pendant une période de soldes. Visez un début de semaine creux. Vous aurez deux jours calmes pour repérer ce qui manque, avec le support joignable en face.
Le meilleur point de bascule est un changement de mois. Vos totaux restent alignés sur vos déclarations, et votre comptable a une coupure nette entre l’ancien et le nouveau système. À défaut, un lundi matin fait parfaitement l’affaire.
Prévenez votre comptable de la date. Il saura d’où viennent les exports de chaque période et ne vous appellera pas en février pour comprendre un trou de numérotation.
Votre ancien historique reste chez vous
C’est le malentendu le plus courant. La loi vous impose de conserver vos données de caisse pendant six ans, pas de les transférer dans le nouveau logiciel. Personne ne vous demandera de rejouer trois ans de tickets dans un outil qui n’existait pas à l’époque.
Concrètement : exportez tout ce que l’ancien système sait sortir, archivez-le, et gardez-le accessible. Si le contrat prévoit une coupure d’accès à la résiliation, faites ces exports avant de résilier, pas après.
Cette règle simplifie énormément la bascule. Vous n’avez rien à migrer d’historique : vous avez seulement à démarrer proprement.
- Les clôtures Z de l’exercice en cours et des exercices non prescrits
- Le journal des ventes et les exports comptables, FEC compris
- Le catalogue produits, avec les codes-barres et les taux de TVA
- Le fichier clients si vous en avez un, et les soldes de comptes clients éventuels
Préparer le catalogue en CSV
C’est la seule vraie tâche de saisie, et elle se fait tranquillement à l’avance. Sortez votre catalogue de l’ancien logiciel en CSV, ouvrez-le dans un tableur, et faites le ménage avant d’importer. Bianka importe ensuite le fichier d’un bloc.
Profitez-en pour supprimer ce que vous ne vendez plus. Un catalogue de reprise contient toujours des références mortes depuis deux ans. Les réimporter, c’est s’encombrer pour longtemps.
Vérifiez trois colonnes avec attention : le prix, le taux de TVA et le code-barres. Une virgule décimale mal interprétée ou un taux par défaut appliqué à tout le catalogue se voit sur le premier Z, et se corrige alors sur des centaines de lignes.
Refaire les réglages qui ne s’importent jamais
Un import de catalogue ne transporte pas votre paramétrage. Comptez une heure pour reconstituer ce qui fait tourner votre caisse au quotidien, et faites-le posément, pas au comptoir.
Renseignez d’abord vos informations d’entreprise : elles alimentent les mentions obligatoires du ticket, identité, SIRET et TVA par taux. Imprimez un ticket de test et relisez-le en entier.
- Identité du commerce, SIRET et régime de TVA
- Moyens de paiement acceptés et fonds de caisse d’ouverture
- Un code PIN par vendeur, jamais un compte partagé
- Les remises autorisées et qui a le droit de les accorder
- L’écran de vente : catégories et articles les plus vendus à portée de pouce
Le matériel : ce qui se garde, ce qui se rebranche
Bonne nouvelle, l’essentiel se garde. Une imprimante ticket ESC/POS en 58 ou 80 mm se reconnecte au nouveau logiciel, et le tiroir reste branché en RJ11 sur le port DK de l’imprimante. Vous ne rachetez ni l’un ni l’autre.
Ce qui change, c’est le chemin entre la tablette et l’imprimante. Sur Android, Bianka accepte le Bluetooth, l’USB, le réseau sur le port 9100 ou l’imprimante intégrée au terminal. Sur iPad, c’est Bluetooth ou réseau, il n’y a pas d’USB. Sur PC et Mac dans Chrome, USB en direct ou réseau.
Un piège récent mérite d’être connu : les imprimantes Epson TM vendues en Europe depuis août 2025 arrivent avec Secure Printing activé. Le port 9100 accepte la connexion mais rien ne s’imprime. Désactivez l’option dans Web Config (https://adresse-ip, Advanced Settings, Administrator Login, onglet Print, Secure Printing = Disable).
La bascule, heure par heure
La règle d’or tient en une phrase : une clôture Z sur l’ancien système le soir, un démarrage du nouveau le lendemain à l’ouverture. Jamais les deux caisses en parallèle sur une même journée, sinon vos totaux se dédoublent et personne ne sait plus quel chiffre est le bon.
La veille au soir, après le dernier client : clôture Z, exports, photo ou impression du ticket Z pour vos archives. Le nouveau système est déjà paramétré et testé, vous n’y touchez plus.
Le lendemain, comptez votre fonds de caisse, ouvrez sur le nouveau logiciel, et gardez l’ancien matériel sous la main sans le rallumer. Le soir, faites votre premier Z et comparez l’espèce comptée au total. C’est fini.
La première semaine
Regardez votre Z tous les soirs, plus attentivement que d’habitude. Les erreurs de paramétrage se voient là : un taux de TVA de travers, un moyen de paiement manquant, un article vendu au mauvais prix. Corrigées dans la semaine, elles ne laissent pas de trace dans vos comptes.
Notez sur un papier chaque chose qui vous ralentit au comptoir. Au bout de cinq jours, vous aurez une liste courte et très concrète, et la plupart des points seront de simples réglages d’écran.
Enfin, testez le hors ligne une fois : coupez le wifi, encaissez, imprimez, remettez le réseau et vérifiez que la vente est bien remontée. Vous saurez à quoi vous attendre le jour où la box tombera vraiment.
Questions fréquentes
Dois-je transférer l’historique de mon ancienne caisse ?
Non. L’obligation porte sur la conservation pendant six ans, pas sur le transfert. Exportez vos clôtures, votre journal et vos exports comptables depuis l’ancien logiciel, archivez-les, et démarrez le nouveau système à zéro. C’est la façon la plus propre de faire, et celle que votre comptable préfère.
Combien de temps dure réellement la bascule ?
Comptez deux à trois heures de préparation étalées sur les jours précédents, principalement le catalogue et le paramétrage. Le jour J, vous ouvrez normalement. Aucune fermeture n’est nécessaire si le nouveau système est prêt et testé avant le dernier Z de l’ancien.
Puis-je faire tourner les deux caisses en parallèle quelques jours ?
C’est déconseillé. Vos totaux se répartissent entre deux systèmes, la numérotation des tickets devient illisible et le rapprochement de fin de mois devient un casse-tête. Faites un Z final sur l’ancien, démarrez le nouveau le lendemain matin. La coupure nette est votre meilleure protection.
Vais-je devoir racheter du matériel ?
Rarement. Une imprimante ticket ESC/POS 58 ou 80 mm, un tiroir en RJ11 et une douchette en mode clavier se reconnectent au nouveau logiciel. Vérifiez surtout le mode de connexion selon votre tablette : un iPad n’a pas d’USB, il lui faut du Bluetooth ou du réseau.
Mon catalogue de 2 000 références est-il importable ?
Oui, par fichier CSV. Sortez-le de l’ancien logiciel, nettoyez-le dans un tableur et importez-le d’un bloc. Contrôlez le prix, le taux de TVA et le code-barres avant l’import : ces trois colonnes causent la quasi-totalité des corrections à faire après coup.
Et l’attestation, faut-il la redemander ?
Oui. L’attestation est délivrée par l’éditeur du logiciel que vous utilisez, au titre de l’article 286-I-3° bis du CGI. Celle de l’ancien couvre la période où vous l’utilisiez et se conserve. Demandez la nouvelle dès la souscription, et rangez les deux ensemble.