Caisse enregistreuse obligatoire : qui est concerné, et par quoi

Ce que dit exactement l’obligation

L’article 286-I-3° bis du Code général des impôts vise les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse. Trois mots comptent : assujetti, clients particuliers, logiciel.

Assujetti à la TVA : vous facturez la TVA sur vos ventes. Clients particuliers : vos clients ne sont pas eux-mêmes assujettis, ce qui est le cas de presque tout le commerce de détail et de la restauration. Logiciel : vous n’encaissez pas sur un carnet à souche mais sur un outil informatique, quel qu’il soit.

Quand les trois sont réunis, le logiciel doit respecter les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, et vous devez détenir la preuve remise par l’éditeur. Quand l’un des trois manque, l’obligation ne s’applique pas.

Qui est concerné

La quasi-totalité des commerces de proximité : boulangeries, restaurants, bars, salons de coiffure, instituts, fleuristes, cavistes, boutiques de vêtements, opticiens, librairies. Tous encaissent des particuliers, tous facturent la TVA, et presque tous utilisent un logiciel, ne serait-ce que pour imprimer un ticket.

Les professions libérales et les artisans qui encaissent des particuliers sont concernés de la même façon dès lors qu’ils utilisent un logiciel pour enregistrer les règlements. Un plombier qui encaisse sur une application mobile est dans le champ ; le même plombier qui ne fait que des factures à des syndics ne l’est pas.

Les vendeurs en ligne sont concernés aussi : le logiciel de la boutique en ligne qui enregistre les paiements des particuliers doit répondre aux mêmes conditions. Le fait que la vente se passe sans comptoir ne change rien.

Qui ne l’est pas

Les commerçants en franchise en base de TVA : ils ne facturent pas la TVA, ils ne sont donc pas visés par ce texte. C’est le cas de beaucoup de micro-entrepreneurs sous les seuils. Attention : dès que le seuil est dépassé et que la TVA s’applique, l’obligation s’applique avec.

Les entreprises dont tous les clients sont eux-mêmes assujettis à la TVA : un grossiste, un fabricant qui ne vend qu’à des professionnels, un prestataire dont les clients sont uniquement des entreprises. Une seule vente à un particulier suffit en revanche à faire entrer dans le champ.

Ceux qui n’utilisent aucun logiciel. Un registre papier, un carnet de tickets numérotés à la main, restent légaux. C’est tenable pour une activité très réduite ; au-delà de quelques dizaines de ventes par jour, le registre papier devient une source d’erreurs et de temps perdu, mais il n’est pas interdit.

• Franchise en base de TVA : non concerné tant que le seuil n’est pas dépassé.
• Clients exclusivement professionnels : non concerné.
• Aucun logiciel, registre papier : non concerné.
• Opérations exonérées de TVA uniquement : non concerné.

Ce qui est obligatoire, et ce qui ne l’est pas

Obligatoire : un logiciel conforme, et sa preuve. La preuve est soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit une attestation individuelle de l’éditeur, rédigée selon le modèle de l’administration et à votre nom. Depuis le 21 février 2026, les deux sont de nouveau admises à égalité.

Pas obligatoire : une caisse enregistreuse physique, un modèle de machine, une marque, une imprimante particulière. Une tablette avec un logiciel conforme remplit l’obligation exactement comme une caisse traditionnelle. Le tiroir et l’imprimante sont des questions pratiques, pas des questions légales.

Pas obligatoire non plus : imprimer un ticket à chaque vente. Depuis 2023, le ticket n’est imprimé qu’à la demande du client, sauf exceptions. Le logiciel doit enregistrer la vente ; le papier est un service.

Ce qu’un logiciel conforme fait pour vous

Il numérote chaque ticket sans trou, signe chaque vente et l’enchaîne à la précédente, conserve les annulations avec leur auteur, produit une clôture Z par jour d’activité et une archive à intervalles réguliers. Il garde tout cela six ans et permet de l’exporter dans un format lisible par l’administration.

Il vous donne aussi ce qu’un carnet ne donne pas : le chiffre par taux de TVA prêt pour le comptable, le détail par vendeur, la comparaison entre ce qui est entré en stock et ce qui est sorti en caisse. La conformité et la gestion sont les deux faces du même enregistrement.

Bianka fournit l’attestation individuelle de son éditeur à la souscription, à votre nom, et la garde à jour quand la version majeure du logiciel change. Elle est consultable depuis votre espace, ce qui évite de la chercher le jour où un agent se présente.

Le contrôle et la sanction

L’administration peut venir vérifier sur place, sans prévenir, que le logiciel utilisé est justifié. Si vous ne présentez ni certificat ni attestation, un procès-verbal est dressé et vous avez soixante jours pour vous régulariser. Passé ce délai, l’amende est de 7 500 € par logiciel non justifié.

Le risque le plus courant n’est pas le logiciel frauduleux, c’est le document introuvable : éditeur disparu, attestation jamais demandée, version changée sans nouveau document. Vérifiez une fois par an que le document en votre possession correspond à ce qui tourne sur la caisse.

Ce qu’il faut faire, dans l’ordre

Si vous êtes en franchise en base, notez le seuil et surveillez-le : le jour où vous facturez la TVA, l’obligation s’ouvre. Si vous facturez déjà la TVA et encaissez des particuliers, choisissez un logiciel dont l’éditeur remet une attestation ou un certificat, demandez le document dès la souscription, rangez-le avec les papiers du commerce, et faites la clôture chaque soir.

• Vérifier votre régime de TVA et la nature de vos clients.
• Demander la preuve de conformité à l’éditeur avant de signer.
• Contrôler que nom et version du logiciel correspondent au document.
• Tenir la clôture Z chaque jour d’activité.
• Refaire le point une fois par an, ou à chaque changement de version majeure.

Questions fréquentes